行政文書の誤廃棄について

上牧町住民生活部住民保険課において、行政文書の誤廃棄が確認されましたので、その概要等をお知らせします。

上牧町といたしましては、今回の事態を重く受け止め、今後、このようなことが起きないよう行政文書の厳正な管理による再発防止策に努めてまいります。

1．事案の概要

令和5年6月16日（金曜日）に住民保険課内において書類等の整理作業を行いましたが、その際、年度ごとにファイルの入れ替え作業を行う過程で廃棄すべき書類と継続保管するべき書類が入れ替わってしまい、本来継続保管し保存年限経過後に溶解処理にて廃棄すべき書類を、誤って即時に廃棄（シュレッダー）処理してしまいました。

なお、当該文書はすべて廃棄（シュレッダー）処理されており、外部に流出する可能性はありません。

また、当該文書については、業務に支障が生じないよう電子データ等により記載内容の確認及び把握が完了済みです。また、文書目録等については復元を行っております。

2．誤廃棄した行政文書ファイル

誤廃棄した行政文書ファイル数 1件

（行政文書ファイルの内容）

・家庭裁判所からの通知 14件（保存年限3年）

3．発生原因

保存期間中の行政文書ファイルではないと誤認して廃棄するなど、職員の行政文書管理に対する認識が十分でなかったことが原因であると考えられます。

4．再発防止策

（1）すべての職員において、廃棄文書を含めた行政文書の適正な管理を徹底します。

（2）保管庫や机の周辺を整理整頓し、保管すべき書類が不要な書類に紛れないよう管理す

（3）不要書類は毎日廃棄せず、一定期間保管したうえで廃棄を行う。

（4）不要書類を廃棄する場合、廃棄の起案文書と照らし合わせたうえ、重要書類が紛れていないか1枚1枚必ず確認を行う。

この記事に関するお問い合わせ先

住民保険課
〒639-0293 奈良県北葛城郡上牧町大字上牧3350番地
電話番号：0745-76-2508
ファックス：0745-77-6671